Krisenmanagement Beratung in der praxis

Ein Praxisbeispiel

Eine Krisenmanagement Beratung über eine Unternehmensberatung ist nicht nur etwas für große Konzerne, sondern auch für den ganz normalen Handwerksbetrieb. Wie unser Praxisbeispiel zeigt, kann sie sogar dazu dienen, einen Betrieb aus einer existenzbedrohenden Krise zu führen. 

Der Elektrohandwerksbetrieb – der hier anonym bleiben soll – hat seinen Sitz im Norden Deutschlands in einer eher ländlich geprägten Gegend. Der jetzige Inhaber arbeitete viele Jahre als Angestellter in dem Betrieb und hat ihn 2011 im Rahmen einer Nachfolgeregelung übernommen. Das Unternehmen beschäftigt rund 20 Mitarbeiter. Zum Angebotsportfolio gehören die klassischen Tätigkeitsgebiete der Elektroinstallation für verschiedene Kundengruppen. Die Projekte umfassen unter anderem Einfamilienhäuser, komplette Wohnanlagen, Renovierungen, Sanierungen, Industrie, Handel und Gewerbe. 

In die Krise 

Vor einigen Jahren rutschte das Unternehmen in eine handfeste finanzielle Krise. So wiesen die Bilanzen der Jahre 2013 und 2014 jeweils einen Jahresfehlbetrag von mehreren 10.000 € auf, bei einem Gesamtumsatz von rund 1,3 Mio.€. Im Jahresabschluss 2014 heißt es: Die Bewertung wird trotz der bestehenden bilanziellen Überschuldung unter Annahme der Fortführung 

der Unternehmenstätigkeit vorgenommen. 

Eine Ursache der Schieflage konnte schon vor der eigentlichen Krisenmanagement Beratung festgestellt werden: Der extrem hohe Krankenstand von 280 Fehltagen im Jahr 2014, was dazu führte, dass der Anteil der produktiven Stunden nur bei 67 % lag.    

Bild 1: Eine Ursache für das schlechte Betriebsergebnis: Der hohe Krankheitsstand. (Abbildung: fotolia) 

Diese Zahlen waren dem Inhaber aber nicht transparent. Erkennen – und sich damit an deren Beseitigung machen – konnte er die Ursachen erst nach einer Krisenmanagement Beratung, in diesem Fall durchgeführt durch die elpa consulting aus Holzminden. Die Beratung hatte das Ziel, das Unternehmen und auch den Unternehmer auf den Prüfstand zu stellen.

Bild 2: Durch eine externe Beratung hat der Elektrohandwerksbetrieb den Turnaround geschafft. (Abbildung: fotolia)

Schritte bei einer Krisenmanagement Beratung

Erster Schritt - Analyse des Ist-Zustands

Die durchgeführte Schwachstellen- und Optimierungsanalyse und die anschließende anonyme Mitarbeiterbefragung zeigten sowohl die Stärken als auch die Schwachstellen klar auf. Schwächen wurden u.a. in folgenden Bereichen identifiziert: 

Unternehmensführung: Eine Definition der Unternehmensziele und -strategie fehlt. Kaufmännische Steuerungsinstrumente (d.h. eine entsprechende Software) sind zwar vorhanden, werden aber nicht effektiv genutzt. So ist nicht transparent, welche Aufträge profitabel sind bzw. wo Verbesserungspotenzial besteht. 

Finanzen: Es gibt kein integriertes Cash-Management. Die Innenliquidität ist gering, was einen teuren Kontokorrentkredit erfordert. Vermögensaufbau zur Zukunftssicherung ist kaum vorhanden. 

Marketing: Es existieren so gut wie keine vertrieblichen Aktivitäten zur Neukundengewinnung bzw. zur Kundenbindung. Die Kunden sind nicht in entsprechende Kategorien eingeteilt, z.B. im Rahmen einer ABC-Analyse. 

Funktionelle Organisation: Die Funktionen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter im Betrieb sind nicht eindeutig definiert, ein Organisationshandbuch fehlt. Der Krankenstand ist hoch, die Eigenmotivation der Mitarbeiter gering. Die Anzahl verrechenbarer Stunden liegt unter dem Durchschnitt. 

Neben diesen Erkenntnissen, die aus Gesprächen zwischen Inhaber und Beratungsunternehmen entstanden, lieferte eine im Zuge der aus der Krisenmanagement Beratung durchgeführte anonyme Mitarbeiterbefragung weitere wertvolle Hinweise. Hier erhielten die Mitarbeiter einen Katalog von rund 30 Fragen. Daraus ergaben sich ebenfalls eine Reihe von Verbesserungsvorschlägen.  

Der Betriebsinhaber und der Unternehmensberater präsentierten die Ergebnisse der ausgewerteten Befragung und die sich daraus ergebenen Verbesserungspotenziale allen Mitarbeitern im Rahmen einer außerordentlichen Betriebsversammlung. 

Zweiter Schritt – Erstellung eines Maßnahmenplans 

Zusammen mit den Mitarbeitern wurden sowohl die Stärken des inhabergeführten Unternehmens als auch die Schwachstellen bewertet und zu einem Maßnahmenplan zusammengefasst. Im Wesentlichen zu verbessern bzw. zu erarbeiten waren Themen aus dem Bereich Organisation, Unternehmenssteuerung, Personal und der Nachfolgeregelung. Auch das sind Bereiche, die bei einer Krisenmanagement Beratung beleuchtet werden. 

Dritter Schritt – Umsetzung der Maßnahmen

Der Inhaber: Die Umsetzungsphase war die schwierigste, da es darum ging, die festgelegten Maßnahmen umzusetzen. Zum Teil mussten liebgewordene Gewohnheiten und Routinen angepasst oder abgegeben werden – da tun sich viele Menschen schwer. Durch die Unterstützung des Beraters der Krisenmanagement Beratung ist es uns gelungen, die Mitarbeiter stets zu informieren und einzubinden. Somit konnten aufkommende Widerstände frühzeitig erkannt und geklärt werden, was zu einer viel höheren Akzeptanz geführt hat. 

Organisation und Abläufe einer Krisenmanagement Beratung

Als ersten Schwerpunkt der Krisenmanagement Beratung wurde die Klärung und Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation festgelegt. Strukturen, Zuständigkeiten und Kompetenzen waren den Mitarbeitern bisher nicht klar. Diese wurden daraufhin eindeutig definiert, u.a. entstand ein Organigramm, das die Verantwortlichkeiten klar regelt. Die interne Umfrage, die im Zuge der Krisenmanagement Beratung durchgeführt wurde, zeigte u.a., dass sich die Mitarbeiter schlecht informiert und zu wenig eingebunden fühlen. Nun gibt es regelmäßige Betriebsversammlungen, bei denen die Geschäftsleitung über wichtige Themen informiert. Außerdem kommt mindestens einmal pro Monat ein Führungskreis zusammen, um die übergreifenden Problemstellungen zu bearbeiten. Die Gespräche zwischen Tür und Angel zu aktuellen Aufträgen sind naturgemäß geblieben.  

Ein wesentliches Instrument, das neu eingeführt wurde, ist die laufende Produktivitätsanalyse und -überwachung. „Die Anzahl fakturierungsfähiger Stunden ist in unserer Branche für das Jahresergebnis das A und O“, sagt der Inhaber. „Nach der Krisenmanagement Beratung sehen wir jetzt auf einen Blick, wie die Situation ist. Dank der besseren Transparenz durch die neu erworbenen kaufmännischen Kompetenzen ist es uns gelungen, kurzfristig eine Ergebnisverbesserung zu erzielen.“ 

Das lässt sich auch anhand der Zahlen belegen: 2014 betrug der Umsatz rund 1,3 Mio. €, das Jahresergebnis war negativ – was u.a. an der (viel zu hohen) Zahl von 280 Krankentagen lag, die zu einem Anteil von nur 67 % verrechenbaren Stunden führte. Im Jahr 2015, nach der Krisenmanagement Beratung, stieg der Umsatz auf rund 1,4 Mio. €, das Ergebnis fiel mit rund 60.000 € wieder positiv aus und die Anzahl der Krankentage sank auf (immer noch zu hohe) 141, was gleichbedeutend mit rund 75% Produktivstunden war. Für 2016 plant der Unternehmer mit einem Umsatz von ca. 1,6 Mio.€ bei nochmals deutlich gesteigertem Gewinn und weiter fallenden Krankheitstagen - üblich für ein Unternehmen dieser Größenordnung sind etwa 90 Tage. Der Anteil der Produktivstunden wird auf vsl. 78% steigen. 

Unternehmenssteuerung und Unternehmensplanung 

Als zweiter Beratungsschwerpunkt wurden Maßnahmen im Bereich Unternehmenssteuerung, Unternehmensplanung und Kalkulation umgesetzt. Die Ziele des Unternehmens für das nächste Jahr wurden festgelegt und ein Budget mit einer Systematik für monatliche SolI-lst-Vergleiche erstellt. Eine Mehrjahresplanung, mit aus dem Budget errechneten Stundensätzen, rundet das Ganze ab. Vor der Krisenmanagement Beratung haben wir erst nach Ablauf des Geschäftsjahres gewusst, wo wir standen, sagt der Inhaber, aber jetzt haben wir laufend eine genaue Positionsangabe. Die uns überlassenen Führungsinstrumente ermöglichen eine bessere Unternehmensführung, die weniger auf Annahmen und Bauchentscheidungen als auf Fakten basiert. Das 

Kalkulationssystem mit Vor- und Nachkalkulationen wurde überprüft, um danach Kunden und Tätigkeiten zu identifizieren, bei denen Preiserhöhungen unumgänglich waren. 

Personal - Führungsverhalten und Zielvereinbarungen

In der Auswertung der Mitarbeiterbefragung war ein weiteres Ergebnis, dass den Befragten ein ausreichendes Feedback zu ihrer Arbeit fehlt, insbesondere Lob und Anerkennung. Somit wurde als dritter Schwerpunkt der Krisenmanagement Beratung der Bereich Personal und Führung festgelegt. Aus der Selbstreflektion und der durchgeführten Analyse der Führungskräfte leiteten sich die notwendigen Coaching-Maßnahmen ab. 

Dabei waren Themen wie z.B. der klaren Delegation von Aufgaben und Verantwortung, Führen mit Zielen und motivierendes Führen im weitesten Sinn im Fokus des Coachings. Der Inhaber dazu: „Durch die eingeführten jährlichen Mitarbeitergespräche erhalten die Mitarbeiter jetzt eine Beurteilung und ein Leistungsfeedback. Eine Vereinbarung von quantifizierbaren und messbaren Zielen im Rahmen dieser Gespräche und die Einführung eines Lohnleistungssystems runden das Ganze ab. Somit haben wir nun auch im Bereich Personalentwicklung uns besser aufgestellt und sind gegenüber dem aktuell viel diskutierten Fachkräftemangel besser gewappnet. 

Nachfolgeregelung und Notfallkoffer

Als vierten und letzten Beratungsschwerpunkt im Rahmen der Krisenmanagement Beratung wurden die Nachfolgeregelung und das Krisenmanagement unter die Lupe genommen.  

Positiv: In dem Unternehmen arbeiten Vater und Sohn schon seit Jahren zusammen. Mit der Nachfolgeregelung wurde rechtzeitig begonnen.  

Der Inhaber dazu: Das Beratungsprojekt wurde mit konkreten Hinweisen zum Thema Nachfolgeregelung sowie der Erstellung eines Notfallkoffers abgerundet. Meine Familie und ich gehen optimistisch und beruhigt in die Zukunft wohl wissend, dass wir die größtmögliche Vorsorge getroffen haben. 

Eine Krisenmanagement Beratung durch einen unabhängigen Dritten hilft, ausgetretene Pfade zu verlassen und Neues zu wagen. Betriebe, die sich in einer Krise befinden, können dadurch wieder zu besseren Ergebnissen gelangen. Dazu abschließend der Inhaber des hier beschriebenen Betriebs: „Ich kann es jedem empfehlen, einen unabhängigen Blick von außen zuzulassen. 

Wir haben gemeinsam mit den Mitarbeitern und dem Berater neue Ansätze und Ideen, sowohl in der Unternehmens- als auch in der Mitarbeiterführung, erarbeitet und implementiert. Es liegt an uns, die erarbeiteten Maßnahmen umzusetzen. Wir sehen uns für die kommenden Jahre gut gerüstet. 

Author: Horst Emde