Beratung DIGITALISIERUNG MITTELSTAND STÄRKEN

Fünf vor Zwölf?

Horst Emde, Berater für Beratung Digitalisierung Mittelstand und IT-Experte aus Holzminden, erklärt, warum der digitale Wandel Chefsache ist, und nimmt dem Mittelstand Ängste.

Mit der digitalen Transformation haben sich eine Vielzahl neuer Begriffe gebildet wie Internet der Dinge, Digital Workplace, Cloud Computing oder Big Data. Diese Entwicklung erzeugt bei vielen Unternehmen und Beschäftigten Ängste und Sorgen. Und eins ist sicher: Die fortschreitende Digitalisierung und der technologische Wandel werden die Arbeitsplätze der Zukunft verändern. Es werden Stellen verschwinden und dafür neue entstehen, deren Anforderungen an die Beschäftigten zwar neue Herausforderungen darstellen, die aber auch Chancen in der digitalisierten Welt bieten. Eine Beratung Digitalisierung Mittelstand hilft Unternehmern, diese Chancen zu erkennen.

In der Automobilindustrie zwingt der Wandel hin zu selbst fahrenden Stromautos alle Hersteller, ihre Personalstrategien anzupassen, um den notwendigen IT-Fachkräftebedarf im globalen Bereich künftig decken zu können. Der Einzelhandel sieht sich zunehmend mit dem Onlinehandel konfrontiert und ist gezwungen, neue Verkaufsstrategien zu entwickeln. Auch hier werden die Anforderungen an die Arbeitsplätze der Zukunft ein Umdenken erforderlich machen. Allein diese beiden Beispiele verdeutlichen, dass der digitale Wandel nicht aufzuhalten ist und wirklich alle Branchen und Menschen betrifft. Er ist somit Chefsache und nicht nur ein EDV- oder Personalabteilungs-Problem. Gerade für mittelständische Unternehmen besteht im Bereich der Beratung Digitalisierung Mittelstand enormer Handlungsbedarf. Wer nicht hinterherlaufen und die großen Chancen der Digitalisierung verpassen will, muss sich mit der Thematik frühzeitig auseinandersetzen und eine eigene Strategie entwickeln.

Beratung Digitalisierung Mittelstand in der Startphase

Besonders in der Startphase der digitalen Transformation kann eine externe Beratung Digitalisierung Mittelstand behilflich sein, den Ängsten und Sorgen der Belegschaft zu begegnen und zusammen mit der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern zukunftssichere Strategien zu entwickeln. Hier geht es vor allem um die Arbeitsplatzgestaltung und die Qualifizierung der Menschen für die Digitalisierung 4.0. Wie die aktuelle PAC-Studie, „Digital Workplace in Europe“ des unabhängigen Marktanalyse- und Beratungsunternehmen Pierre Audoin Consultants (PAC) zeigt, wollen 63 Prozent der Unternehmen in den nächsten zwei Jahren in moderne Technologie für den Arbeitsplatz investieren. In der Regel zielen alle Maßnahmen darauf ab, durch die Vernetzung von Mensch und Betriebsmitteln (nicht nur Maschinen) Wertschöpfungsketten zu digitalisieren. Der Mensch als Individuum steht dabei selten im Mittelpunkt, und so stehen die oftmals aufgeführten Vorurteile gegenüber der Digitalisierung fest: Dem Menschen wird angeblich Autonomie, Entscheidungsfreiheit und Kontrolle entzogen, „intelligente“ Maschinen übernehmen die Steuerung. Sie führt zu unbeherrschbarer Komplexität, hohen Anforderungen zur Aufrechterhaltung der Kompatibilität der Technik, mangelndem Datenschutz und fordert ständige Aktualisierungen und Updates. Doch auch die Vorteile liegen auf der Hand, und die gilt es den Mitarbeitern über eine Beratung Digitalisierung Mittelstand klarzumachen: Der Mensch wird von Routinearbeiten entlastet, die Lebensqualität steigt durch mehr Komfort und Sicherheit, Unternehmen profitieren von Kostensenkungen, Effizienzsteigerungen sowie von guter Ressourcennutzung, Datenspeicherung und Steigerung der Transparenz. Dadurch lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens verbessern, und es entstehen neue Chancen in neuen Tätigkeitsfeldern mit neuen Berufsbildern. Es gibt sogar Stimmen, die sagen: Durch die Digitalisierung ist für manche Branchen – wie zum Beispiel für die Textilindustrie – eine Rückkehr zur Produktion in Deutschland möglich. Dies gilt es abzuwarten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Transformation zwar Risiken, aber auch große Chancen für den Mittelstand bietet. Es gibt also keinen Grund, Angst zu haben. Der Mensch bleibt der entscheidende Erfolgsfaktor. Gut vorbereitet und entsprechend qualifiziert wird er die Arbeitswelt von morgen gestalten und steuern, so wie er es in der Vergangenheit immer getan hat. Eine Beratung Digitalisierung Mittelstand unterstützt diesen Prozess der digitalen Transformation.

Author: Horst Emde

BERATUNG DIGITALE TRANSFORMATION

Eine gute Strategie erleichtert die digitale Transformation.

Eine der wichtigsten Herausforderungen für Unternehmen im Zeitalter des digitalen Wandels ist die digitale Transformation. Besonders klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) sind gut beraten, sich hiermit auseinander zu setzen und mittels Beratung digitale Transformation und so eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Die Digitalisierung des Mittelstands wird durch eine Beratung digitale Transformation, also durch einen Veränderungsprozess, ausgelöst durch geänderte Kundenerwartungen und/oder neue Technologien, erreicht.
Bei diesem Prozess, aber auch wenn es um die Beratung Webseitengestaltung geht, steht elpa-consulting.

Beratung · Digitalisierung · Mittelstand = elpa-consulting

Oftmals haben Unternehmen im Laufe der Zeit Investitionen für Software-Lösungen für bestimmte Unternehmensbereiche getätigt, die aber nicht miteinander Daten austauschen und/oder nicht miteinander kompatibel sind. Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie gilt es zuerst, die jeweilige Ist-Situation im Unternehmen zu analysieren und Ansätze für die digitale Transformation zu erkennen. Es geht bei einer Beratung digitale Transformation nicht immer darum, ein neues ERP- oder Warenwirtschaftssystem zu installieren, sondern Chancen durch bessere Nutzung von Daten und Technologien umzusetzen. Oftmals können so bereits getätigte Investitionen geschützt werden, notwendige Neuanschaffungen bleiben hingegen beherrschbar. Außerdem ist so eine schrittweise Heranführung der Mitarbeiter an das Thema leichter umsetzbar. Die Begriffe Beratung, Digitalisierung, Mittelstand und elpa-consulting sind Garant für eine erfolgreiche Umsetzung.

Im folgenden Fallbeispiel eines mittelständischen Produktions- und Handelsunternehmen mit 70 Mitarbeitern und 10 Mio. € Jahresumsatz entschied sich die Unternehmensleitung für die Beibehaltung der vorhandenen Branchen- und DATEV-Software-Lösung in der Finanzbuchhaltung. Die Herausforderung durch die Beratung Digitale Transformation sah man in der besseren Integration der vorhandenen Systeme, sowie der effektiveren Nutzung der Möglichkeiten durch die Mitarbeiter.

Mit der Erstellung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie wurde die elpa-consulting im Rahmen einer Beratung digitale Transormation beauftragt.

Die durchgeführte Ist-Aufnahme ergab, dass der Kontenplan der Finanzbuchhaltung seit Jahrzehnten nicht ausreichend gepflegt wurde und Konten aus der Zeit als Einzelunternehmen enthalten waren. Auch war der Stand der Buchhaltung nicht tagaktuell. Im Zuge der Einführung einer neuen Version des Buchhaltungsprogramms wurden in Abstimmung mit der Buchhaltung, dem Steuerberater und den Bereichsverantwortlichen ein Kontenplan erstellt, der sich konsequent am SKR 03 der DATEV und dem entsprechenden Branchenkontenrahmen hinsichtlich Kontennummern und -bezeichnungen orientiert. Es werden zukünftig keine Abweichungen zugelassen, um den Aufwand bei der Bilanzerstellung durch den Steuerberater zu reduzieren.

In einem ersten Schritt in der Beratung digitale Transformation konnten die Überweisungen per Beleg, die täglich zur Bank gebracht wurden, durch die Nutzung des Online-Bankings bei beiden Geschäftsbanken abgelöst werden. Kostenersparnis, eine bessere Übersicht hinsichtlich Doppelbuchungen und ein effektiveres Zahlungsmanagement sind nur einige der jetzt nutzbaren Vorteile.

Nächstes Ziel der Beratung digitale Transformation war die Integration der Daten eines Branchenprogramms, das die Kassen und die Ausgangsrechnungen der meisten Bereiche abdeckte. Um dieses Thema überhaupt angehen zu können, mussten die Personenkonten im Branchenprogramm auf die von DATEV geforderte Stellenanzahl gebracht und die schon vorhandenen 45.000 Kundenkonten (Debitoren) entsprechend transformiert werden. In Abstimmung mit den Software-Anbietern und unter Einbindung von Zusatzprogrammen erreichten die Beteiligten, dass täglich die Kassenbuchungen und das Rechnungsausgangsbuch als CSV-Dateien an das Buchhaltungsprogramm übergeben und gleichzeitig die zugehörigen Stammdaten (Debitoren) zum Rechnungsausgang als CSV-Datei an die Buchhaltung übergeben werden. Damit müssen diese Daten in der Buchhaltung nicht gebucht werden, aber die erzeugten Buchungen unterliegen sehr wohl der Kontrolle. Diese Kontrolle kann vor der Übergabe an das Buchhaltungsprogramm erfolgen, da dies im konkreten Fall mit geringerem Aufwand verbunden ist. Es wurde ebenso in diesem Zuge geklärt, wer diese Kontrollen zu welchem Zeitpunkt ausführt.

Damit entfiel eine Selektion alter und nicht mehr aktueller Kundenkonten, die eventuell schon über Jahre nicht mehr angesprochen worden waren. Der Bestand an Debitorenkonten wird Schritt für Schritt aus den aktuellen Ausgangsrechnungen aufgebaut. Dabei wurde die fortlaufende automatische Vergabe der Debitorenkontennummern durch das Branchenprogramm beibehalten.

Als ein nächster Schritt der Beratung digitale Transformation stand die Rechnungserstellung für alle Bereiche mit dem Branchenprogramm auf der Tagesordnung. Für einen Bereich mussten dabei Formularanpassungen durch den Hersteller des Branchenprogramms durchgeführt werden. Bei Buchungen mit dem neuen Kontenplan in einem Probemandanten traten dann noch einige Probleme mit dem Kontenplan zu Tage, die aber sehr schnell unter Einbeziehung des Steuerberaters geklärt werden konnten. Dabei ergab sich die Wichtigkeit der Umsetzung dieser Änderung im Rahmen der Beratung digitale Transformation sowohl im Buchhaltungsprogramm als auch im Branchenprogramm.

Um letzte Probleme erkennen und beheben zu können, wurde mit dem neuen Kontenplan in einer Testphase sechs Monate lang parallel gebucht, sowie zeitgleich der elektronische Zahlungsverkehr mittels EBICS-Schnittstelle zu den Geschäftsbanken vorbereitet. Die genutzten Kontenmodelle lassen schon einen Transfer der notwendigen Daten zur Buchhaltung in der EBICS-Form zu. Um die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mit zu viel Neuem zu konfrontieren, wurde ein Abruf der Kontendaten von den Geschäftsbanken durchgeführt. Zukünftig ist noch zu entscheiden, ob dieser Abruf mit einem Programm der Geschäftsbanken oder einem mehr oder weniger unabhängigen Programmpaket erfolgen soll. Der Vorteil der letzteren Variante läge neben dem bedeutend geringeren Einmal- und Wartungspreis auch in einer relativ einfachen Steuerung der Zugangsberechtigungen. So kann später in solch einem Programm sehr schnell und flexibel festgelegt werden, wer die Überweisungen mit welcher Berechtigung ausführen kann und darf. Damit sind keine weiteren Berechtigungen für das Buchhaltungsprogramm notwendig, um von dort aus die Überweisungen ausführen zu können.

Ist dieser Stand der Digitalisierung erreicht, stehen noch ein elektronisches Zugangssystem, das die bisherigen Stempelkarten ablöst, und ein Dokumenten-Management-System (DMS) auf dem Programm. Im Rahmen der Beratung digitale Transformation wurde geplant, Fördermittel des Landes für Digitalisierung zu nutzen, die ebenfalls zur Beratung Webseitengestaltung genutzt werden können.

Eine zufriedene Geschäftsführerin: „Alles in allem kann festgestellt werden, dass die Beratung digitale Transformation ein anspruchsvoller Prozess ist, bei dem immer wieder zwischen den verschiedenen Software-Anbietern und den betroffenen Mitarbeitern moderiert werden muss. Die Kollegen wollen ihre Erfahrungen und Vorschläge einbringen können, damit das neue Gesamtsystem auch „ihr“ System wird und sie die Vorteile der neuen Vorgehensweise erkennen. Wir sehen uns heute, nach einer Beratung digitale Transormation durch elpa-consulting besser aufgestellt, um die Chancen im harten Wettbewerb zu nutzen und getätigte Investitionen zu schützen. Unsere Mitarbeiter begrüßen die schrittweise Herangehensweise und die Vorteile, die sie durch die Digitalisierung haben. Wir freuen uns auf die weitere Betreuung durch die elpa-consulting, um den Digitalisierungsgrad in unserem Unternehmen weiter zu erhöhen“.

Beratung · Digitalisierung · Mittelstand + elpa-consulting = ERFOLG

Author: Horst Emde