Im nachfolgenden Fallbeispiel geht es um ein mittelständisches Unternehmen der produzierenden Chemiebranche, welches seit mehr als drei Jahrzehnten am Markt aktiv und gefestigt ist, aber sich durch die Einführung einer neuen Produktlinie mit Wachstumsschmerzen konfrontiert sah. In Zusammenarbeit mit der elpa consulting wurden Probleme identifiziert und behoben.

Lange Zeit hat das Unternehmen mit einem Mitarbeiterstamm von 15-20 Personen nach den altbewährten Methoden erfolgreich gearbeitet. Innerhalb eines Jahres nach Einführung der neuen Produktlinie waren aber bereits fast 100 Mitarbeiter beschäftigt und die Produktion auf ein Mehrschichtsystem umgestellt. Es zeigte sich, dass das existierende System, mit dem zusätzlichen Leistungs- und Preisdruck, weder in der Lage war die aktuelle Produktion zu leisten, noch weiteres Wachstum zu ermöglichen. Im Rahmen eines erfolgreichen Generationswechsels wurde die Geschäftsführung auf den Sohn des Inhabers übertragen. Dieser erkannte schnell die Probleme und suchte sich externe Hilfe bei der Neuausrichtung des Unternehmens. Hierbei standen eine verbesserte interne und externe Logistik sowie eine Anwendung der gewachsenen eigenen Marktmacht im Einkauf im Vordergrund. Weiterer Handlungsbedarf wurde in einer Verbesserung der Ablauforganisation in der 2-stufigen Produktion und in der Einführung eines modernen ERP-Systems gesehen.

Im konkreten Fallbeispiel wurden die Projektschwerpunkte auf den Einkauf, der Logistik und der Ablauforganisation gelegt. Das verwendete Setup bestand aus dem Produktionsstandort und einem Außenlager, in welchem Rohstoffe, Verpackungen und Fertigware gelagert wurden. Über einen täglichen Shuttleverkehr wurde der interne Warenverkehr durchgeführt. Produziert wurde fast ausschließlich als Auftragsfertigung und die Bestellung der Rohstoffe erfolgte per Einzelbestellung Just-in-Time (JIT) nach Bedarf. Dies führte zu diversen Problemen. Anstatt einer einzelnen Tour zwischen Außenlager und Produktion, mussten immer wieder Sondertouren gefahren werden, um Fehlbestände auszugleichen und Änderungen umzusetzen. Liefertermine mussten immer wieder verschoben werden, da Rohstoffe nicht rechtzeitig beschafft werden konnten. Bei diversen Verpackungsmitteln musste das Unternehmen überhöhte Bestände ans Lager nehmen, was zu einer erhöhten Kapitalbindung und zu Lagerplatzproblemen führte.

Auf Initiative der neuen Geschäftsführung wurde zur Optimierung der Lieferkette und der internen Abläufe ein Logistik-Projekt in Zusammenarbeit mit der elpa consulting eingeleitet.

Als maßgebliche Ziele wurden die Reduzierung der Lagerbestände sowie der innerbetrieblichen Warenbewegungen und die Sicherstellung einer optimalen Warenverfügbarkeit definiert. Durch die Einbindung eines externen elpa-Logistik-Beraters sollte der Projekterfolg bei einer schnellen Verwirklichung sichergestellt werden. Es zeigte sich schnell, dass sich Abläufe über Jahre bzw. Jahrzehnte gebildet bzw. gefestigt hatten und es schwierig war, notwendige Änderungen zu etablieren und langfristig durchzusetzen. Aus diesem Grund war es notwendig, stets alle betroffenen Personen zu involvieren und über das gesamte Projekt mitzunehmen. Die Akzeptanz für die einzuführenden Änderungen war ein wesentlicher Aspekt, um den langfristigen Erfolg in einem graduellen Prozess sicherzustellen.

Im ersten Schritt wurde der Kontakt zu den Vorlieferanten aufgenommen. Obwohl die Abnahmemengen deutlich gestiegen waren, wurden einkaufsseitig bisher keine Maßnahmen ergriffen. Das Produktionsprogramm wurde überprüft, redundante Verpackungen eliminiert und Trays (Umverpackungen) und Kartons womöglich standardisiert und konsolidiert, um die Verpackungsvielfalt zu reduzieren. Mit den Verpackungsmittellieferanten wurde im Rahmen der Verhandlungen vereinbart, dass zukünftig Rahmenbestellungen (inkl. Melde- und Mindestbestände) auf Abruf etabliert werden. Somit wurde die Verfügbarkeit sichergestellt und gleichzeitig die Kapitalbindung erheblich reduziert. Gleichzeitig starteten, zusammen mit den betroffenen Abteilungsleitern, die Optimierung der internen logistischen Prozesse. Dabei wurden auch die Produktions-, Produktionsplanungsprozesse und die Arbeitsvorbereitung überarbeitet. Die Zahl der Abteilungen, die in einem Projekt zur Optimierung der Supply-Chain mitberücksichtigt werden muss, ist höher, als die meisten Manager erwarten. Anstatt nur Ihren eigenen Bereich zu betrachten, musste nun über den Tellerrand hinausgeblickt werden, um Schnittstellen zu optimieren.

Das Projektteam erarbeitete unter Leitung des elpa-Experten folgende Änderungen:

• Produktionsplanungshorizont von 2 Wochen auf 6 Wochen erweitert
• Einführung eines Planzahlsystems für den Vertrieb, damit die Produktionsbedarfe vorausschauend geplant werden konnten
• Änderungsverbot für den aktuellen und die zwei nachfolgenden Werktage.

Durch den Wegfall dieser kurzfristigen Änderungen, wurde die Anzahl an Produktionsstillständen aufgrund mangelnder Materialien deutlich minimiert

Während in der Vergangenheit der Warenfluss und deren Bereitstellung auf Zuruf erfolgte, war ein essentieller Schritt für den Erfolg des gesamten Projekts, dass zukünftig der Materialbedarf besser geplant werden musste. Die optimierte Materialbedarfsplanung ermöglichte es zusätzlich, dass vom neuen Abrufkontraktsystem des Einkaufs, unter Einführung einer bedarfsoptimierten Just-in-time-Versorgung, profitiert werden konnte. So gelang es, die betriebsinterne Logistik zu optimieren. Durch die Reduzierung der Lagerbestände am Produktionsstandort und Außenlager und der damit übersichtlicheren gestrafften Lagerhaltung konnten dringend benötigte Bereiche für Wareneingangsprüfung, Quarantäne und Sperrlager definiert werden. Zusätzlich wurden Flächen geschaffen, auf denen zum einen Rohmaterialien für den nächsten Produktionstag bereitgestellt, und zum anderen als Kommissionierbereich für den Versand genutzt werden konnten.

So konnten im Rahmen des Projektes nicht nur interne Abläufe optimiert werden, es wurde damit die gesamte wirtschaftliche Situation des Unternehmens verbessert, die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert und weiteres Wachstum sichergestellt.

Zitat des jungen Geschäftsführers: „Das Projekt hat uns die bessere Verknüpfung aller verbundenen Abteilungen im Unternehmen ermöglicht. Durch ein modernes Logistik- Supply-Chain-Management können wir unseren Warenfluss optimal gestalten und wir sehen uns für die Zukunft gut gerüstet.“

Autor: Horst Emde